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MaxDoc es un Directorio Lógico o Virtual (Virtual File Folder (VFF)) que integra las salidas del computador a un disco láser (Computer Output to Laser Disk (COLD)) y documentos con imágenes scaneadas y otros elementos (firmas electrónicas). Para esos procesos de búsqueda de aplicaciones, VFF provee acceso a toda la información relacionada. Esto le permite al usuario utilizar un registro de pantalla para accesar varios tipos de documentos: cold, car, imagen, firmas electrónicas, etc.
Por medio de la simplicidad a los accesos con VFF, los usuarios puede rapida y eficientemente recuperar toda información concerniente a negocios de transacción.
MaxDoc a través del VFF, basado en una estructura de información indexada, proporciona una cadena dinámica de documentos. Esto le da a la información principal la libertad de crear directorios lógicos o virtuales múltiples sujetos a las necesidades de los usuarios.
Adjunto con las notras globales, VFF es la fibra que une toda la documentación relacionada con los negocios de transacciones o actividades. Las notas mundiales son una herramienta poderosa que una organización puede usar para agregar información a una documentación de transacción de negocios ya existente.
El Software MaxDoc se hace cargo de todas las tareas conjuntas de su archivo. A diferencia de otros administradores de archivos, el Software MaxDoc porvee un acceso en línea a todos los índicies que existan en su base de datos.
El archivo electrónico reemplaza la microficha o el almacenamiento de papel del computador que ha sido generado de reportes y documentos. A diferencia de la Microficha y el papel, los archivos electrónicos accesan al instante a través de una red de PC.
El archivo electrónico es también conocido como COLD, de sus siglas en ingles Computer Output to Laser Disk, en español sería Salida del Computador a un Disco Láser.
Manejo de revisiones: La revisión de los documentos son manejados automáticamente.
Manejo de retención: Se especifica el tiempo de cada documento para su retención interna o legal.
Fácil de Seleccionar: Los documentos nuevos son definidos con punto simple y una interfaz de selección.
Las múltiples formas de aplicación: Los documentos relacionados, como facturas y notas de créditos pueden ser almacenados juntos; cada uno es automáticamente asociado con el que corresponde.
Velocidad de recuperación: Cualquier documentos puede ser localizado en menos de dos segundos, sin importar el tamaño de la base de datos.
La concurrencia de la actualización y la recuperación: Los usuarios concurrentes pueden recuperar documentos mientras se esta empenzando actualizar la base de datos.
Compresión: Tanto los documentos como las bases de datos indexadas son comprimidos.
Medidas de libertad: Los documentos pueden ser guardados virtualmente en cualquier medio de almacenamiento.